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安娜D. Lukasiak
验证专家 在项目管理方面
27 的经验

安娜是一位项目经理,在基础规划方面有经验, 设计, 实现, 以及业务和技术项目的部署. 她曾在高盛、先正达和沃尔沃等知名跨国公司工作. 具有系统分析和应用程序开发方面的专业知识, 她还精通Python, JavaScript, HTML, CSS, 和C / c++.

以前的角色

技术项目经理

以前在

高盛(Goldman Sachs)先正达
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人工智能(AI)的故事始于1950年, 当时计算机先驱艾伦·图灵提出了一项机器智能测试. 图灵测试, 后来大家都知道了, 将随后的人工智能研究重点放在跨越计算机和人类交流变得难以区分的门槛上. 快进70年,机器甚至已经通过了图灵测试 使之过时 由于它们的快速发展. 人工智能正在彻底改变所有行业 项目管理也不例外.

最流行的人工智能工具 它是否也能带来革命性的结果 项目经理: ChatGPT. 这是生成人工智能(Gen AI)的一个例子, 指的是可以生成内容的人工智能技术的一个子集, 的想法, 或者是新颖但现实的数据. 在2022年11月推出的两个月内,ChatGPT达到了 月活跃用户1亿当时创下了历史上增长最快的用户群记录.

对于项目经理, ChatGPT是一个强大的助手,能够创建会议议程草案, 项目章程, 风险登记, 和其他项目工件. 它可以总结文本,包括pdf,并分析数据提出建议. 我相信,在2019年,学习利用新一代人工智能将成为一种职业必需品, 甚至在ChatGPT进入公众视野之前, 高德纳预测,人工智能将会消除 80%的项目管理任务 在接下来的十年.

ChatGPT在项目管理中的有效性取决于如何使用它. 在本文中, 我回顾了制作精确而清晰提示的最佳实践, 浏览特定的用例, 看看新出现的功能, 解决常见的陷阱和问题.

有效提示的原则

有效的提示对于与ChatGPT等人工智能工具进行交互至关重要,并且需要非常结构化的方法, 尤其是在为现实世界的项目起草材料时. 以下是有效的五个组成部分 提示工程:

  1. 确定您的 专业背景: 包括有关您的角色、行业、项目意图等的详细信息. 例如:“作为一名经验丰富的项目经理, 我正在准备一个项目计划,为志愿者开发和部署一个社区应用程序,帮助他们维护和改善我们当地的公园.”
  2. 提供项目详情: 总是指定任务, 资源, 以及其他项目细节, 一定要描述你的团队组成. 例如:“我们有一个由3名开发者组成的团队, 产品经理, 一个测试人员, 和一个Scrum管理员来构建这个应用.”
  3. 更精确地说: 如果您需要一个包含某些元素的输出,请清楚地描述它们. 示例:“创建一个包含持续时间、资源和风险的项目计划.”
  4. 澄清 约束: 一定要列出限制因素,如预算、时间表和可用资源. 例如:“创建一个不超过100个任务的项目计划.”
  5. 指定输出格式: ChatGPT的当前版本可以生成格式化文本的输出,包括表. dall - e3扩展可以生成信息图表, 数据分析师扩展创建图表和图形. 要清楚你需要哪种格式. 示例:“以表格格式创建任务列表.”

每次提供上下文和细节会使提示变得冗长且难以管理, 但幸运的是, 有快捷方式可用. 2023年,OpenAI推出 自定义指令 因此,用户可以添加首选项和需求,从而消除每个提示符的冗长描述. 这些说明对于经常使用ChatGPT进行项目管理非常有效. (在为不同的上下文创建提示时,只需指定“忽略自定义指令”.”)

我建议项目经理在自定义说明中(至少)包括以下细节:

  1. 你是谁: 描述你的职业经历, 比如你的角色、你所在的组织类型和行业.
  2. 居住地: 输入您的大致位置和时区. 然后,ChatGPT可以自动将这些信息插入到项目文档中.
  3. ChatGPT应该使用什么语气? 我已经指定希望ChatGPT使用正式但友好的语气. 我还要求它提供中立的回应和建议,并明确指出,意见——而不是事实陈述——必须被确定为这样.
  4. 你希望别人怎样称呼你: 我要求ChatGPT使用我的名字,因为这符合更专业的语气.

ChatGPT自定义指令允许用户提供详细信息, 比如专业角色和经验, 定义响应参数.
ChatGPT自定义指令允许用户提供细节和参数,以确定工具如何响应请求. (OpenAI)

项目管理的示例ChatGPT提示符

ChatGPT可以产生的信息类型是无穷无尽的, 但在这里我将介绍几个项目管理用例, 从一个基本的项目描述开始,然后要求一系列额外的项目工件. 接下来依次将提示复制并粘贴到ChatGPT中. 一旦您尝试了这个通用项目, 您可以使用来自实际需求的特定细节来定制提示. 在这一点上, 记住完成您的自定义说明并遵循上面的提示建议.

创建一个示例企业软件项目

使用ChatGPT生成所有项目管理内容的出发点是相同的:要求它根据其基本参数描述您的项目. 在示例提示符中, 我指定我正在为一家企业公司开发供应链优化软件. 没有进一步的提示, ChatGPT将创建一个一般的项目描述, 其中可能包括目标, 范围, 还有其他细节. 进一步的提示可以纠正错误.

提示: 请举一个企业组织供应链优化软件项目的具体例子.

chatgpt生成的企业软件项目描述显示了目标, 范围, 方法, 需要的技术.
(OpenAI)

ChatGPT从这个简单的介绍性提示生成的信息可能非常有用. 它的视角甚至会让你大吃一惊, 找出你在独立起草材料时可能忽略的问题. 也, 当你在做一个定制项目的时候, 这一步提供了在ChatGPT中澄清项目细节的机会, 以便后续提示运行得更顺畅.

为你的项目选择方法论

一旦ChatGPT创建了捕获项目关键特征的一般项目描述, 让它建议一个 项目管理方法 或框架. 此步骤指导ChatGPT为后续步骤生成适当的工件. 也, ChatGPT通常会通过识别与方法一致的项目特征来证明其建议的正确性,甚至可能提供实现技巧.

提示: 你能为这个项目建议正确的项目管理方法吗?

chatgpt为项目管理方法生成的建议, 以及证明和实现技巧.
(OpenAI)

如果你打算遵循一个项目的特定项目管理方法, 您还可以要求ChatGPT评估它是否适合该项目. 它可以识别优势以及挑战和风险,帮助您先发制人 利益相关者的关注 或者加强对决策的信心.

创建项目工件的草稿

当您要求它创建特定的文件时,ChatGPT作为起草助手的功能就会变得明显 项目工件,如项目章程、项目计划、风险登记簿或利益相关者登记簿. 这些是项目经理经常创建的材料, 因为它们通常遵循一个相对标准的公式, ChatGPT擅长绘制关键部分和输入占位符文本.

事实上, 如果你已经提供了关于你自己的背景, 这个团队, 一开始的项目——留心 隐私或数据安全问题-ChatGPT将输入这些细节. 在我的例子中提示如下, ChatGPT知道我的名字和角色, 它还暗示了项目中可能涉及的其他团队角色.

提示: 请为这个项目创建一个详细的项目章程.

chatgpt生成的项目章程显示了项目名称, 赞助商, 项目经理, 以及签发日期.
(OpenAI)

ChatGPT使用结构良好的模板生成项目章程,并将用项目数据预填充它, 包括项目可交付成果的建议, 里程碑, 风险, 诸如此类.

提示: 请为这个项目创建一个风险登记册.

chatgpt生成的带有风险ID列的风险登记册, 描述, 可能性, 影响, 风险评分, 缓解策略, 和受让人.
(OpenAI)

风险登记册包括风险评分(根据评估的可能性和影响计算), 提出了 缓解策略,并推荐外派人员,提供全面的行业视角.

提示: 请创建一个包含50个详细任务、资源、持续时间、风险和依赖关系的项目计划. 该项目将于1月1日启动, 2024, 我们有一个4人的开发团队, 一个测试人员, 一个业务分析师/产品负责人. 请以表格形式提供答复.

chatgpt生成的表格式项目计划,其中列表示任务号, 描述, 受让人, 持续时间, 风险, 和依赖关系.
(OpenAI)

这个简单的项目计划可以导入到电子表格或Microsoft project中. 而许多任务可以并发处理, ChatGPT按顺序列出了它们, 这并不理想. 尽管如此,指定的期限和风险是非常有价值的.

提示: 请为这个项目创建一个利益相关者注册表.

chatgpt生成的涉众注册显示涉众ID的列, 名字, 角色, 利益, 影响, 参与策略.
(OpenAI)

ChatGPT将根据其对项目的了解填充涉众注册表. 当您为实际项目提供有关团队结构的具体信息时, 登记簿通常相当准确,甚至可能包括联系信息字段.

这些产出都不应被看作是一份草案, 然而,当我在现实世界的项目中使用类似的提示时, 我发现,作为一个起点,结果出奇地好. 当然, the outputs must be reviewed and edited: Details will be wrong; information may be missing. 然而,考虑到结果可以在几秒钟或几分钟内获得(允许及时修改的时间), 该工具为初始起草提供了无可争议的节省时间的好处.

有几种方法可以共享ChatGPT生成的工件,并将它们集成到组织的现有流程中. 一种方法是从“设置”菜单中选择“数据控件”和“导出数据”导出数据. 第二种方法是从主聊天屏幕共享链接. 在右上角,单击“共享并复制链接”以在新浏览器中打开它.

高级ChatGPT用例和选项

GPT-4还可以提供其他高级项目管理输出, 目前只有高级计划才有哪些. 我建议所有的项目经理都使用高级账户, 因为这些版本提供了许多扩展, 包括 实时互联网接入 以及处理和创建图像、文本和音频文件的能力. 它还提供插件来帮助将ChatGPT输出与现有流程和工具集成.

除了使用GPT-4根据简单的文本提示来起草项目工件之外, 项目经理可以上传一系列文件类型, 例如pdf文件, 电子表格, 幻灯片, 以及音频或视频文件, 可以将它们拖到聊天窗口中,也可以通过提示符中的@图标使用文件浏览器. ChatGPT可以分析这些文档,根据其中包含的数据和信息生成新的内容或见解.

为视频通话创建会议摘要

ChatGPT的一个特别节省时间的任务是为视频通话或其他录制的对话创建会议摘要. GPT-4可以处理视频文件, 不过我发现,输入视频通话的文本转录可以更快地生成更准确的摘要,而且系统错误更少. Zoom和其他视频通话程序可以生成通话记录的文本, 尽管项目经理可能希望探索其他转录工具以获得更高级的功能. 一旦记录准备好了, 将文件上传到ChatGPT或将成绩单直接粘贴到提示字段中, 然后让ChatGPT创建一个摘要.

尽管ChatGPT的会议摘要需要被审查以确保准确性, 结果令人印象深刻, 尤其是考虑到它们出现的瞬间. ChatGPT的下一个版本承诺改进视频处理功能.

分析电子表格

项目经理还可以将电子表格上传到GPT-4,并要求它创建图表和图形. 该工具的当前版本不能生成甘特图和其他瀑布和敏捷特定的度量和报告, 但我怀疑这种情况将在未来几个月发生变化.

为了使图表或图形上的标签正确显示,可能需要额外的提示. 您可以提供有关字体大小、方向以及是否需要线条或箭头的说明. 您甚至可以通过在提示符中包含十六进制或RGB颜色代码来指定图表的颜色. 与不同的组织合作,我倾向于从他们的品牌风格指南中复制这些代码.

提示: 按部门创建一个未解决问题的饼状图,颜色:#204ECF, #03CC83, #262D3D, # FFFFFF.

chatgpt生成的自定义颜色饼状图按部门显示了Jira问题的百分比.
(OpenAI)

使用ChatGPT插件创建幻灯片和更多

使用ChatGPT进行项目管理的好处可以通过插件进一步扩展, 为将新一代人工智能功能与组织现有系统和流程集成提供可行的解决方案. 在众多可用的插件中,Zapier 推出了一个强大的工具 允许用户将ChatGPT与其他应用程序连接,例如Google Workspace中的应用程序.

像这样的集成的一个特别节省时间的使用是用ChatGPT创建谷歌幻灯片. 使用Zapier集成(或其他插件),您可以以文本或PDF的形式上传项目描述. 然后,您可以要求ChatGPT总结文档并将摘要转换为幻灯片演示文稿. 它可以帮助提供额外的 设计参数,例如演示文稿是否应该使用项目符号或其他特定的文本格式. 在过去的几个月里,生成的幻灯片的质量有了显著的提高.

插件也可用于项目管理软件,如Jira. 这个插件可以将chatgpt生成的用户故事直接添加到Jira中, 哪种方法可以节省大量时间. ChatGPT可以制作带有验收标准和史诗等属性的故事. 用户可以灵活地在Jira实例中选择应该向其添加故事的特定项目. 然而, 在使用插件和审查条款和条件时,始终对数据隐私和安全保持谨慎.

使用自定义gpt

在2023年底,OpenAI让用户可以通过创建插件更进一步 ChatGPT的自定义实例. 这些自定义实例, 叫gpt, 通过允许访问外部数据和服务来扩展ChatGPT的功能. 在2024年初,该公司宣布了一项新的 GPT商店 用户可以在哪里下载第三方开发人员构建的gpt, 带来了新能力的激增. (到商店上线的时候, 个人用户已经创建了超过300万个gpt, 说明了这个自定义选项的巨大受欢迎程度和实用性.)

专门为项目管理设计的gpt非常有前途. 值得注意的是,项目管理协会(PMI)发布了一个名为 PMI无穷. 这款人工智能助手作为PMI整个知识体系的综合搜索引擎脱颖而出.

项目经理也可以 创建自己的gpt. 这可以通过提供自定义指令和特定数据而无需编码即可完成. gpt可以与Zapier集成,自动进入现有的工作流程,比如向Jira添加故事或发送电子邮件. 这些外部集成称为 行动. 当创建新的gpt供公众使用时, 请确保添加您的公共GPT配置文件信息, 包括你的网站, 在设置中, 允许您与您的用户连接.

人工智能的陷阱

尽管ChatGPT提供了效率, 项目管理专业人员必须意识到人工智能可能出现的问题. 许多问题都与人工智能模型的训练方式有关, 这使得最终用户采取必要的预防措施并了解工具何时不适合他们的需求变得尤为重要. 通常,所有chatgpt生成的内容都应该经过事实核查,并被视为草稿.

请注意,人工智能模型可能会产生不相关的输出, 了主题, 或者与预期目的不一致. 人工智能模型也可以生产 有偏见或歧视性的结果 由于用于训练模型的材料存在偏差, 并产生不正确或无意义的信息, 被称为幻觉. 人工智能幻觉的一个例子在2023年成为新闻,当时纽约市的一名律师使用ChatGPT进行法律研究并提交了引用摘要 没有法庭先例 这个工具产生了. 的表现 人工智能模型 是否也会随着时间的推移,逐渐偏离最初的培训目标或期望. 这 AI漂移 是否会由于诸如基础数据的变化等各种因素而发生, 不断发展的现实世界场景, 或者是偏见的积累.

项目经理还应该对隐私和安全问题保持警惕, 尤其是在处理涉及个人或机密数据的事情时. 重要的是要阅读所有关于 数据隐私 并确保工具符合数据保护法律和组织要求. 在一些行业, 像医疗保健, 唯一的选择是创建私有AI模型, 数据保存在公司内部.

人工智能模型也缺乏透明度, 这使得追踪和解释人工智能的推理变得困难, 导致对问责制的担忧. 例如, 人工智能可以在未经版权所有者授权的情况下生成与版权材料基本相似的输出. 这种侵权行为引发了法律和道德方面的担忧, 特别是随着人工智能越来越有能力从现有的版权内容中创作出复杂的、看似原创的作品. 2023年12月, 《欧博体育app下载》 起诉OpenAI和微软 获奖理由:利用其数据免费训练大型语言模型,并将结果出售获利. 在接下来的几年里,新的法规可能会解决版权侵权、数据隐私、 人工智能伦理,以及问责制.

与Gen AI一起前进

ChatGPT和其他人工智能工具提供的功能可以帮助项目经理更有效地处理日常任务. 这些工具的能力有望迅速得到显著提高, 以特定于行业的助手和附加组件的形式提供专业功能. 我特别兴奋地看到微软和Jira将如何使用人工智能来使项目管理更加强大.

随着人工智能转型的继续, 加入数字化转型和敏捷转型的行业变革趋势, 我确信这些工具将成为项目管理的必需品. 项目经理应该学习如何运行人工智能项目,以及如何将工具集成到现有的工作流程中. 我建议寻找培训机会,以建立额外的人工智能专业知识. PMI提供了一门专业发展课程 生成人工智能概述项目经理 那是理论和互动活动的结合.

项目经理还应该通过使用各种通用人工智能工具来跟上人工智能的发展. 除了ChatGPT,还可以尝试 双子座, 绑定, 克劳德。. 测试他们的能力,并寻找机会将人工智能模型的输出与组织的流程和工具集成,同时不要忽视人工智能的局限性和陷阱. 你对新一代人工智能的了解和采用无疑会给你的团队和项目带来长期价值.

了解基本知识

  • 我可以使用ChatGPT进行项目管理吗?

    是的,ChatGPT可以用于项目管理. 它是一个强大的助手,能够起草项目章程, 涉众的寄存器, 和其他项目工件. 它可以总结文本, 包括pdf文件和会议记录, 它可以快速分析数据并提出建议.

  • 我如何在我的项目中使用ChatGPT?

    在项目中使用ChatGPT, 重要的是要记住,有效的提示要求项目经理准确地描述上下文, details, 和约束. 指定输出格式以确保结果适合项目需要也很重要. 记住这些基本原则, 项目经理可以使用ChatGPT来起草项目工件, 总结文件, 还有更多.

  • 如何使用ChatGPT进行任务管理?

    项目经理可以使用ChatGPT来起草对有效的任务管理至关重要的项目文档. ChatGPT能够根据通过提示或自定义说明提供的详细信息组合一个项目进度表或风险登记册. 可以使用插件和自定义gpt解锁其他任务管理功能.

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安娜D. Lukasiak

安娜D. Lukasiak

验证专家 在项目管理方面
27 的经验

美国新泽西州泽西城

2019年4月3日成为会员

作者简介

安娜是一位项目经理,在基础规划方面有经验, 设计, 实现, 以及业务和技术项目的部署. 她曾在高盛、先正达和沃尔沃等知名跨国公司工作. 具有系统分析和应用程序开发方面的专业知识, 她还精通Python, JavaScript, HTML, CSS, 和C / c++.

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